23 Reuniones, reuniones, reuniones

Segunda edición

Estás leyendo la segunda edición en progreso y en castellano de Enseñar Tecnología en Comunidad (Teaching Tech Together). Este capítulo está siendo objeto de una profunda reestructuración y puede resultar confuso o incompleto.

En tu comunidad, tu proyecto o incluso si decides dedicarte a enseñar de forma autónoma, vas a organizar y ser parte de reuniones.

La mayoría de la gente no es muy buena al organizar reuniones: no llevan una agenda, no realizan una minuta o acta de la reunión, hablan vagamente o se desvían en cuestiones irrelevantes, dicen algo trivial o repiten lo que otras personas han dicho sólo para decir algo, y mantienen conversaciones paralelas (lo cual garantiza que la reunión será una pérdida de tiempo). Saber cómo organizar una reunión de manera eficiente es una habilidad central para cualquiera que desee terminar bien un trabajo; saber cómo participar en la reunión de otra persona es igual de importante (y aunque recibe mucha menos atención, como dijo una colega una vez: siempre se ofrece entrenamiento para ser líderes, pero nunca para ser quien sigue).

En este capítulo te presentamos una serie de recomendaciones para que tus reuniones sean eficientes, también una serie de reglas, estrategias y herramientas para poder implementar esas recomendaciones.

23.1 Reglas generales

Las reglas más importantes para hacer que las reuniones sean eficientes no son secretas, pero rara vez se siguen:

Decide si realmente se necesita una reunión.: Si el único propósito es compartir información, envía un breve correo electrónico en su lugar. Recuerda, puedes leer más rápido que lo que cualquiera puede hablar: si alguien tiene datos para que el resto del equipo los asimile, la forma más educada de comunicarlos es escribirlos.
Escribe un temario.: Si a nadie le importa lo suficiente la reunión como para escribir una lista de puntos de lo que se discutirá, la reunión probablemente no se necesita.
Incluye horarios en el temario.: Incluir el tiempo que le dedicarás a cada punto en el temario, puede ayudarte a evitar que los primeros puntos le roben tiempo a los últimos. Tus primeras estimaciones con cualquier grupo nuevo serán tremendamente optimistas, así que revísalas nuevamente para las siguientes reuniones. Sin embargo, no deberías planear una segunda o tercera reunión porque no alcanzó el tiempo, en cambio, trata de averiguar por qué ocupaste tiempo extra y arregla el problema que lo originó.
Prioriza.: Cada reunión es un microproyecto, por lo tanto el trabajo debería priorizarse de la misma manera que se hace para otros proyectos: aquello que tendrá alto impacto pero lleva poco tiempo debería realizarse primero, y aquello que tomará mucho tiempo pero tiene bajo impacto debería omitirse.
Haz a una persona responsable de mantener las cosas en movimiento.: Una persona debe tener la tarea de mantener el tratamiento de cada punto en la agenda a tiempo, por ejemplo, llamando la atención a la gente que esté revisando el correo electrónico o de aquellas que están teniendo conversaciones paralelas; pidiendo a quienes están hablando mucho que lleguen al punto e invitando a las personas que no intervienen a expresar su opinión. Esta persona no debería ser quien más hable; en realidad, en una reunión bien armada la persona a cargo hablará menos que el resto.
Pide amabilidad.: Que nadie llegue a ser grosero/a, que nadie empiece a divagar. Si alguien se sale del tema, es tanto el derecho como la responsabilidad del moderador/a decir “Discutamos eso en otro momento”.
Sin interrupciones.: Los/las participantes deben levantar la mano o poner una nota adhesiva si quieren hablar después. Si la persona que está hablando no los/las percibe, quien modera la reunión debería hacerlo.
Sin tecnología.: En reuniones presenciales, a menos que sea necesario por razones de accesibilidad, insistir amablemente en que todas las personas guarden sus teléfonos, tabletas y computadoras. (p.ej. Por favor, cierren sus aparatos electrónicos).
Registro de minutas.: Alguna otra persona que no sea quien modere debería tomar notas de forma puntual sobre los fragmentos más importantes de información compartida, todas las decisiones tomadas y todas las tareas que se asignaron a alguna persona.
Toma notas.: Mientras otras personas están hablando, los/las participantes deberían anotar las preguntas que quieran hacer u observaciones que quieran realizar (te sorprenderás lo inteligente que parecerás cuando llegue tu turno para hablar).
Termina temprano.: Si tu reunión está programada de 10:00 a 11:00, debes intentar terminar a las 10:50 para darle tiempo a las personas a pasar por el baño en su camino a donde vayan luego.

Tan pronto termina la reunión, envía a todos un correo electrónico con la minuta o publícala en la web:

La gente que no estuvo en la reunión puede mantenerse al tanto de lo que ocurrió.: Una página web o un mensaje de correo electrónico es una forma mucho más eficiente de ponerse al día que preguntarle a un/a compañero/a de equipo qué te perdiste.
Cualquiera puede comprobar lo que realmente se dijo o prometió.: Más de una vez he revisado la minuta de una reunión en la que estuve y pensé: “¿Yo dije eso?” o “Espera un minuto, ¡yo no prometí tenerlo listo para esa fecha!” Accidentalmente o no, muchas veces la gente recordará las cosas de manera diferente; escribirlo da la oportunidad al equipo de corregir errores, lo que puede ahorrar futuros malos entendidos.
Las personas pueden ser responsables en reuniones posteriores.: No tiene sentido hacer listas de preguntas y puntos de acción si después no los sigues. Si estás utilizando algún tipo de sistema de seguimiento de temas, crea un tema por cada pregunta o tarea justo después de la reunión y actualiza los que se cumplieron, luego comienza cada reunión repasando la lista de esos temas.

Brown (2007),Brookfield and Preskill (2016),Rogelberg (2018) tienen muchos consejos para organizar reuniones. Una hora de entrenamiento en cómo moderar es una de las mejores inversiones que harás.

23.1.1 Notas adhesivas y bingo para interrupción

Algunas personas están tan acostumbradas al sonido de su propia voz que insistirán en hablar la mitad del tiempo sin importar cuántas personas haya en la habitación. Para evitar esto entrega a cada participante tres notas adhesivas al comienzo de la reunión. Cada vez que hablen tienen que sacar una nota adhesiva. Cuando se queden sin notas no se les permitirá hablar hasta que todos hayan usado al menos una. En ese momento todos recuperan sus tres notas adhesivas. Esto asegura que nadie hable más de tres veces que la persona más callada de la reunión, y cambia completamente la dinámica de la mayoría de los grupos: personas que dejan de intentar ser escuchadas porque siempre son tapadas de repente tienen espacio para contribuir, y aquellas que hablaban con demasiada frecuencia se dan cuenta lo injustos/as que han sido^{Yo ciertamente lo hice cuando me hicieron vivir esto…}.

Otra técnica es un bingo de interrupción. Dibuja una tabla y etiqueta las filas y columnas con los nombres de los/las participantes. Agrega en la celda apropiada una marca para contar cada vez que alguien interrumpa a otra persona, y toma un momento para compartir los resultados a la mitad de la reunión. En la mayoría de los casos verás que una o dos personas son las que interrumpen siempre, a menudo sin ser conscientes de ello. Eso solo muchas veces es suficiente para detenerlas. Nota que esta técnica está destinada a manejar las interrupciones, no el tiempo de conversación: puede ser apropiado que las personas con más conocimiento de un tema sean las que más hablan de dicho tema en una reunión, pero nunca es apropiado interrumpir repetidamente a las personas.

23.1.2 ¿Cuánto cuesta esta reunión?

Una forma de analizar si vale la pena realizar una reunión es calcular el costo de la misma. Este costo es el resultado del tiempo dedicado por la cantidad de personas y su salario horario. Muchas veces no tendremos acceso a la información del costo horario, pero no tiene que ser precisa, podemos tomar un valor referencial y comparar el costo de realizar la reunión con los resultados y beneficios obtenidos de realizarla.

23.2 Las reglas de Martha

Las organizaciones de todo el mundo realizan sus reuniones de acuerdo a [Reglas de Orden de Roberto][roberts-rules] (Robert’s Rules of Order en inglés), pero son mucho más formales que lo requerido para proyectos pequeños. Una ligera alternativa conocida como “Las reglas de Martha” puede que sea mucho mejor para la toma de decisiones por consenso Minahan (1986):

Antes de cada reunión cualquiera que lo desee puede patrocinar una propuesta compartiéndola con el grupo. Las propuestas deben ser compartidas al menos 24 horas antes de una reunión para ser consideradas en esa reunión, y deben incluir:
- un resumen de una línea;
- el texto completo de la propuesta;
- cualquier información de antecedentes requerida;
- pros y contras; y
- posibles alternativas
Las propuestas deberían ser a lo sumo de dos páginas.
Se establece un quórum en una reunión si la mitad o más de las personas que pueden votar están presentes.
Una vez que una persona patrocina una propuesta es responsable de ella. El grupo no puede discutir o votar sobre el tema a menos que quien patrocina o a quien se lo haya delegado esté presente. La persona patrocinadora también es responsable de presentar el tema al grupo.
Después que la persona patrocinadora presente la propuesta se emite un voto preliminar para la propuesta antes de cualquier discusión:
- ¿A quién le gusta la propuesta?
- ¿A quién le parece razonable la propuesta?
- ¿Quién se siente incómodo con la propuesta?
Los votos preliminares se pueden hacer con el pulgar hacia arriba, el pulgar hacia los lados o el pulgar hacia abajo (en persona) o escribiendo +1, 0 o -1 en el chat en línea (en reuniones virtuales).
Si a todos/as o a la mayoría del grupo le gusta o resulta razonable la propuesta, se pasa inmediatamente a una votación formal sin más discusión.
Si la mayoría del grupo está disconforme con la propuesta se pospone para que la persona patrocinadora pueda volver a trabajar sobre ella.
Si parte de los/las participantes se sienten disconformes, se invita a que expresen brevemente sus objeciones. Luego se establece un temporizador para una breve discusión moderada por una persona facilitadora. Después de diez minutos o cuando nadie más tenga algo que agregar (lo que ocurra primero), quien facilita llama a una votación sí-o-no sobre la pregunta: “¿Deberíamos implementar esta decisión aun con las objeciones establecidas?” Si la mayoría vota “sí” la propuesta se implementa. De lo contrario, la propuesta se devuelve a la persona patrocinadora para trabajarla más.

23.3 Reuniones en línea

La [discusión de Chelsea Troy][troy-remote-meetings] sobre por qué las reuniones en línea son a menudo frustrantes e improductivas rescata un punto importante: en la mayoría de las reuniones en línea la primera persona en hablar durante una pausa toma la palabra. ¿El resultado? “Si tienes algo que quieres decir, tienes que dejar de escuchar a la persona que está hablando actualmente y en lugar de eso, enfocarte en cuándo van a detenerse o terminar, para que puedas saltar sobre ese nanosegundo de silencio y ser quien primero pueda decir algo. El formato… alienta a los/las participantes que deseen contribuir a decir más y escuchar menos.”

La solución es chatear (charla en texto) a la par de la videoconferencia donde las personas pueden indicar que quieren hablar. Quien modere entonces selecciona personas de la lista de espera. Si la reunión es grande o argumentativa, mantener a todos silenciados y solo permitir a quien modere liberar el micrófono de quienes participan.

23.4 Reunión de sprint por chat

La reunión es sincrónica en una herramienta de chat de texto, como Slack. La persona responsable de la reunión (normalmente la persona líder del equipo) comparte la fecha y la hora y la genera con una aplicación de calendario que permite a la gente “aceptar”, “rechazar” o indicar “tal vez”.

Cada reunión tiene una agenda que se comparte el día anterior. En esta agenda, cada punto tiene un tiempo acotado para discutirse y el nombre del moderador de la reunión (meeting master en inglés) y que puede cambiar de una reunión a otra. También compartimos las reglas de la reunión y los objetivos como mensaje en la plataforma. Por ejemplo:

Reglas - los temas tienen limite de tiempo para su discusión - evitar discusiones largas - retomar los temas complejos bilateralmente o en grupos.

Objetivos - Revisar lo hecho hasta ahora, decidir cómo seguir adelante - crear paquetes de trabajo/temas para las próximas dos semanas y asignar quién puede hacer qué hasta la próxima reunión (en la medida de lo posible).

23.4.1 Durante la reunión

Inicio: La persona responsable de la reunión saluda escribiendo un mensaje como “Hola, vamos a iniciar la reunión” y pide que reaccionen con su emoji favorito al texto del mensaje de saludo para saber quién está en la reunión.
Desarrollo de la reunión: El primer punto del orden del día es siempre puntos complicados. Por ejemplo:

Puntos complicados (5 minutos) ¿Hay algo que te gustaría compartir/discutir? Arreglemos las cosas fáciles enseguida y las más complicadas después del sprint.

La persona responsable de la reunión escribe el nombre del tema, cuánto tiempo tenemos para discutirlo y especifica cuando termina. La discusión ocurre en el hilo de ese primer mensaje. Si la discusión termina antes del tiempo, la persona responsable de moderar la reunión indica (en el hilo) que pasemos al siguiente tema. Fuera del hilo se escribe un nuevo mensaje con el nombre del siguiente tema, la duración de la discusión, y algún texto como “vamos a discutir xxx durante xx minutos hasta las xx:xx”. Por ejemplo:

Tema 2 (10 minutos) Estado actual, lo que ha sucedido desde la semana pasada (o la última reunión, o el último mes o el último sprint)

punto 1 punto .. punto n

Próximas tareas:

tarea 1 tarea n

A veces, un tema es dirigido por una persona que no es la responsable de moderar la reunión. En ese caso, la persona responsable de la reunión menciona quién va a dirigir este tema. Esto suele ocurrir cuando una persona es responsable de una actividad o tiene más información que quien modera sobre ese punto.

Todos estos datos compartidos durante la reunión en la plataforma están también en la agenda.

Durante la reunión la gente puede ir y venir a los diferentes hilos de cada tema y puede comentar. Esta posibilidad es muy útil para las personas que se incorporan tarde a la reunión.

Al final de la reunión: Quien modera hace un resumen de las decisiones. Los puntos/decisiones centrales suelen ir a los temas correspondientes en el software que usen para el seguimiento del proyecto (GitLab/Github, Asana, AirTable, etc), para hacer un seguimiento fuera de la reunión por chat. El resumen tiene el siguiente aspecto:

Resumen de la reunión:

Puntos centrales: decisión, tarea, responsables. Tema 1: decisión, tarea, responsables. Tema 2: decisión, tarea, responsables.

23.5 Consideraciones

Yanina ha participado en este tipo de reuniones con grupos de entre 6 y 20 personas. Algunos equipos son estables y las personas se conocen entre sí. Otros equipos es la primera vez que trabajan juntos. En algunos equipos las herramientas como Slack eran nuevas, en otros equipos utilizan este tipo de plataforma regularmente.

El conocimiento de la herramienta de chat es la barrera más grande. El rol de quien modera es muy importante para el éxito de la reunión.

Pros: La discusión está ahí para la gente que no puede unirse y para el resto de los grupos que trabajan en el proyecto.

Es más fácil participar que en una reunión sincrónica de Zoom (especialmente si tienes tareas de cuidado, mala conexión a Internet o aún no dominas el idioma que se utiliza en la discusión o estás en una zona horaria muy alejada del horario de la reunión).

Los tiempos se respetan más que en una videoconferencia.

La discusión es ordenada.

Contras: Hay que prestar atención a las opiniones o consultas posteriores a la reunión de las personas que no pudieron unirse de forma sincrónica.

Hay que ser escribir y leer rápido.

Las decisiones más difíciles se acaban tomando en las reuniones sincrónicas por videoconferencia (hay una necesidad de estar cara a cara para ese tipo de decisiones)

23.6 La autopsia

Cada proyecto debe terminar con una autopsia en la que los/las participantes reflexionan sobre lo que acaban de lograr y qué podrían mejorar la próxima vez. Su objetivo es no señalar con el dedo a las personas, aunque si eso tiene que suceder, la autopsia es el mejor lugar para ello.

Una autopsia se realiza como cualquier otra reunión con algunas pautas adicionales Derby and Larsen (2006):

Conseguir una persona que modere y que no sea parte del proyecto: ni tenga interés en serlo.
Reservar una hora y solo una hora.: Según mi experiencia, nada útil se dice en los primeros diez minutos de la primera autopsia de alguien, dado que las personas son naturalmente un poco tímidas para alabar o condenar su propio trabajo. Igualmente, no se dice nada útil después de la primera hora: si aún sigues hablando, probablemente sea porque una o dos personas tienen cosas que quieren sacarse del pecho en lugar de dar sugerencias para poder mejorar.
Requerir asistencia.: Todas las personas que formaron parte del proyecto deben estar en la sala para la autopsia. Esto es más importante de lo que piensas: las personas que tienen más que aprender de la autopsia en general son menos propensas a presentarse si la reunión es opcional.
Confeccionar dos listas.: Cuando estoy moderando pongo los encabezados “Hazlo otra vez” y “Hazlo diferente” en la pizarra, luego pido a cada persona que me dé una respuesta para cada lista, en orden y sin repetir nada que ya se haya dicho.
Comentar sobre acciones en lugar de individuos.: Para cuando el proyecto esté terminado es posible que algunas personas ya no sean amigas. No dejes que esto desvíe la reunión: si alguien tiene una queja específica sobre otro/a integrante del equipo, pídele que critique un evento o decisión en particular. “Tiene una mala actitud” no ayuda a nadie a mejorar.
Priorizar las recomendaciones.: Una vez que los pensamientos de todos/as estén al descubierto, ordénalos según importancia para mantenerlos y para cambiarlos. Probablemente solo podrás abordar uno o dos de cada lista en tu próximo proyecto, pero si haces eso cada vez tu vida mejorará rápidamente.

<FIXME: parece linda bibliografía: https://www.recurse.com/manual#sub-sec-social-rules>

23.7 Ejemplo de memo

El objetivo del memo es resumir la propuesta para dejar claro a quienes participan sobre lo que se está acordando hacer en la reunión.

Resumen: una o dos frases resumiendo lo que se propone hacer.

Antecedentes: un párrafo explicando los antecedentes de la propuesta, la justificación de porqué llegamos a esta idea.

Propuesta: explicación más detallada sobre que se propone hacer.

Presupuesto, personal y tiempo: cuanto costará, que gente y con qué carga horaria van a participar. Cuanto tiempo lleva realizar la tarea.

Alternativas: que otras opciones tenemos a esta propuesta, que pros y contras tienen.

<FIXME: ver si vale la pena agregar el ejemplo de Greg o por ahi proponerlo en un ejercicio>

<FIXME: ver lo que armamos para Carpentries, si algo puede ser útil para este capítulo>

<FIXME: chequear si esta explicación mas nueva de Greg tiene material para agregar a este capítulo: https://third-bit.com/2019/06/13/marthas-rules/>

Brookfield, Stephen D., and Stephen Preskill. 2016. The Discussion Book: 50 Great Ways to Get People Talking. Jossey-Bass.

Brown, Michael Jacoby. 2007. Building Powerful Community Organizations: A Personal Guide to Creating Groups That Can Solve Problems and Change the World. Long Haul Press.

Derby, Esther, and Diana Larsen. 2006. Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Pragmatic Bookshelf.

Minahan, Anne. 1986. “Martha’s Rules.” Affilia 1 (2): 53–56. https://doi.org/10.1177/088610998600100206.

Rogelberg, Steven G. 2018. The Surprising Science of Meetings. Oxford University Press.